Защо най-натовареният месец често е най-малко печелившият

Всяка фирма има месец, в който всички са работили до скъсване, а числата са се върнали по-лоши от тихия месец преди него. Обърква достатъчно, че собственикът обикновено обвинява разминаване в сроковете или счетоводен ефект. Обикновено не е нито едното, нито другото, а причините са четири и са познати.

Първо: работата, която взимате на върха, е друга работа

В тихия месец взимате поръчките, които искате. В натоварения взимате това, което е пред вас — а то значи по-дребни поръчки, непознати поръчки, поръчки с неудобно задание и поръчки за клиенти, на които иначе бихте отказали. Всяка от тях носи повече подготовка, повече надзор и повече преправяне на всяко евро, отколкото работата, която бихте си избрали.

В месечните отчети това не се вижда никъде, защото те не знаят коя поръчка каква е била. Вижда се веднага, ако подредите месечните поръчки по големина и погледнете дребния край — и в почти всяка фирма, която сме гледали, най-дребната четвърт поръчки по стойност изяжда несъразмерно голяма част от подготовката, от вниманието на бригадира и от грешките.

Второ: подготовката не се мащабира и рядко се остойностява

Почти всяка малка фирма оферира с часова ставка, приложена върху работата, и почти всяка от тях подценява подготовката. Подготовката е пренастройването, четенето на чертежа, изваждането на материала, обаждането за уточнение, първият опит, който показва как ще върви този път. При голяма поръчка е грешка при закръгляване. При дребна може да е по-голямата част от поръчката.

В натоварения месец правите повече поръчки, значи правите повече подготовки, значи делът на месеца, който минава в неплатена работа, се вдига. Фирмата не е станала по-неефективна; сместа се е преместила към частта, за която никога не са ви плащали.

Проверката е проста и малко болезнена. Вземете десетте най-дребни поръчки от най-натоварения си месец и десетте най-големи. Пресметнете за всяка от двете групи общо колко часа реално са отишли — с подготовката и с гоненето — срещу това, което е фактурирано. Повечето собственици, които го правят за пръв път, откриват, че дребният край на фирмата се издържа от големия и че никой не е имал как да го разбере.

Трето: извънредният труд не е линеен разход

Натовареният месец купува капацитет с надбавка и го купува точно в момента, в който фирмата най-трудно може да го надзирава. Надбавката се вижда във ведомостта; което не се вижда, е ефектът от втори ред — уморените хора грешат повече, грешките раждат преправяне, а преправянето изяжда точно капацитета, заради който е купен извънредният труд. Тази примка е причината увеличение на потока с петнайсет на сто да струва доста повече от петнайсет на сто.

Четвърто: върхът е моментът, в който неформалната система се чупи

Всяка малка фирма върви отчасти на неща, които един човек знае и държи в главата си. Това работи добре при нормален обем и се чупи изведнъж, а не постепенно. В натоварения месец човекът, който знае, го прекъсват по четирийсет пъти на ден, неформалната проверка, която винаги е правил тихо, не се случва, и грешките, които тази система мълчаливо е предотвратявала, идват наведнъж.

Собствениците обикновено преживяват това като месеца, в който всичко се обърка. По-полезно е да се прочете като месеца, в който фирмата е разбрала къде е истинската ѝ граница на капацитета — а тя не е машината и не са квадратните метри, а вниманието на двама-трима души.

Какво да правите с отговора

Инстинктът е да се добави капацитет, а върхът е най-лошият момент за такова решение, защото точно тогава фирмата се чете най-трудно. По-полезният ход е месецът да стане четим след това.

• Подредете месечните поръчки по стойност и сравнете горната и долната четвърт по реално отишлите часове. Това сравнение е целият аргумент и отнема един следобед.
• Остойностявайте подготовката отделно от работата, за да носи дребната поръчка собствената си подготовка, вместо да я плаща голяма поръчка.
• Сложете минимална стойност на поръчка — това е решение за това какви сте, а не дребна корекция в цените, и очаквайте да загубите някаква работа; точно за това е.
• Запишете какво всъщност правят двамата-тримата души в центъра, когато ги прекъснат, защото това е истинската граница на капацитета и никой никога не я е мерил.

Няколко думи за числото, което търсите

Такова няма. Няма да ви кажем, че фирмите с вашия размер обикновено губят еди-колко си на дребните поръчки, защото не сме измервали съвкупност от фирми, а число, поднесено все едно сме, би било измислено. Сравнението, което има значение, е между горния и долния край на вашия собствен месец, и то ви е налично още тази седмица, без ничия чужда мярка.